Kontaktlisten
Die Kontakte finden Sie im Hauptfenster unter dem Stichpunkt Kontakte (dort finden Sie auch den Kalender).
Im nächsten Fenster können Sie in der linken Seitenleiste verschiedene Kontaktlisten auswählen (z.B.: Alle, Personen, Gruppen). Diese Unterteilung dient der Übersichtlichkeit.
Alle Angehörigen einer Kontaktgruppe werden unter einem Namen zusammengefasst. Senden Sie eine Nachricht an die Kontaktgruppe "Abteilung xy", bekommen alle Personen aus der Gruppe eine Mail.
Gruppen legen Sie über den Button "Neu" und "Gruppen" an. Die Felder in der Eingabemaske ausfüllen und speichern. Für Einzelkontakte ist das Verfahren identisch.
Kontakt anlegen
Im Fenster für Kontakte wählen Sie über der Suchleiste den Button "Neu" an und im Dropdown Menü dann Kontakt.
In der Eingabemaske die sich öffnet füllen Sie die entsprechenden Felder aus, wesentlich sind Name, Email Adresse und eventuell eine Telefonnummer.
Signaturen anlegen
Unter "Optionen" und "Einstellungen" (linke Seitenleiste) finden Sie die Einstellungen für eine Email Signatur.
Hier können Sie den Signaturtext festlegen, formatieren und auswählen ob Signaturen immer automatisch eingebunden sein sollen, oder ob Sie das in jeder Nachricht selbst festlegen.
Ordnerstrukturen erstellen
In der linken Seitenleiste müssen Sie "User 1" mit der rechten Maustaste anklicken.
Es öffnet sich ein Kontextfenster.
Dort wählen Sie den Menüpunkt "Neuen Ordner erstellen", in der linken Seitenleiste erscheint ein neuer Ordner, welchen Sie beliebig mit Unterordnern versehen können (Rechtsklick à neuer Ordner).
Posteingangsregeln definieren
Wichtig: Es wird empfohlen Posteingangsregeln ausschließlich in Outlook Web App anzulegen. Wird stattdessen Outlook verwendet, kann auf die Regeln in Outlook Web App nicht mehr zugegriffen werden. So können Sie sicherstellen, dass beim Eintreffen der Nachrichten auf dem Server die Regeln unabhängig vom Arbeitsplatz angewendet werden.
Im Hauptfenster finden Sie im Untermenü von Optionen den Punkt Posteingangsregeln.
Dort können Sie einrichten was mit einer Email geschieht, wenn sie im Postfach ankommt. Wählen Sie unterhalb von "Posteingangsregeln" den Button "Neu", können Sie neue Regeln erstellen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten.
Hierfür öffnet sich ein neues Fenster.
In diesem können Sie beispielsweise festlegen, dass jede Email, die das Wort "Hallo" im Betreff enthält in einen eigenen Ordner verschoben wird.
