Le début du rendez-vous est défini dans le champ Début (date) et l'heure dans le deuxième champ. Il en va de même pour la fin du rendez-vous (partie droite de l'écran). La case à cocher "Afficher uniquement les heures de travail" modifie la répartition horaire du calendrier de 24 heures à des heures de travail de 8 à 16 heures.

Dans la colonne de gauche, vous sélectionnez les participants et inscrivez leur nom. En dessous, vous définissez le lieu de rencontre (salle). Si vous cliquez sur la flèche à côté de "Choisir des salles", une nouvelle fenêtre s'ouvre et propose des salles enregistrées.

La barre de navigation supérieure permet d'envoyer et d'enregistrer des rendez-vous, de joindre des fichiers, de répéter des rendez-vous et de supprimer des invitations. Il est possible de vérifier les participants inscrits et de définir leur importance, ainsi que d'imprimer la vue actuelle.

Le point d'interrogation dans le coin supérieur droit vous permet d'accéder à la page d'aide.

Envoyer des mises à jour

Après avoir traité un rendez-vous, envoyez une mise à jour de la demande à tous les destinataires.

Supprimer un seul rendez-vous

Si vous supprimez un rendez-vous, vous devez en informer toutes les personnes concernées. Supprimez le rendez-vous de votre calendrier et envoyez l'annulation à toutes les personnes concernées.

Mettre fin à un rendez-vous répétitif

Ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier, définissez une nouvelle date de fin et envoyez une mise à jour à toutes les personnes concernées. Les rendez-vous passés sont conservés dans le calendrier, tous les rendez-vous à venir sont supprimés.

Modifier l'organisateur

Il n'est pas facile de transférer une réunion existante à un nouveau propriétaire. La solution la plus simple est de changer le propriétaire du rendez-vous : Le propriétaire actuel fixe une nouvelle date de fin qui met immédiatement fin au rendez-vous. Le nouveau propriétaire crée un nouveau rendez-vous et l'envoie à tous les participants.

Empêcher les rendez-vous de disparaître

Si vous utilisez Outlook sur différents ordinateurs et que vous avez accepté un rendez-vous sur un appareil, ne supprimez pas la notification. Si le message est toujours présent sur les autres appareils, il suffit de le valider à nouveau. Si vous supprimez la demande sur un appareil après l'avoir acceptée sur l'autre ordinateur, vous risquez de faire disparaître le rendez-vous de votre calendrier.

Modifiez toujours les changements de rendez-vous et les mises à jour à partir de la boîte de réception

Outlook permet d'accepter ou d'annuler des rendez-vous dans la fonction calendrier. Les demandes sans réponse dans votre boîte aux lettres peuvent entraîner la confusion chez les autres participants, car ils ne savent pas si le rendez-vous a été confirmé ou non.

Séparer le contenu privé du contenu du rendez-vous

Évitez d'ajouter des notes privées aux notes de rendez-vous dans le calendrier. Si l'organisateur envoie une mise à jour du rendez-vous, vos notes seront supprimées.

Ne pas déplacer les demandes de rendez-vous

Tant que vous n'avez pas répondu à des demandes ou que celles-ci n'apparaissent pas dans votre agenda, ne déplacez pas les demandes dans un autre dossier.

Confirmation de rendez-vous

Outlook utilise ce que l'on appelle un "sniffer". Lorsque vous recevez une demande de rendez-vous, celle-ci est inscrite provisoirement dans le calendrier, mais n'est pas confirmée ou annulée. Vous devez le faire vous-même via votre boîte de réception.

Inviter des participants supplémentaires

Si vous souhaitez inviter ultérieurement des participants à un rendez-vous, transmettez-le à l'organisateur, il pourra ajouter la personne et envoyer une mise à jour à tous.

Transformer un rendez-vous en demande

Ouvrez le rendez-vous dans votre calendrier, cliquez sur "Inviter des personnes" et envoyez l'invitation. Votre rendez-vous est transformé en demande.

Supprimer un rendez-vous du calendrier

Cliquez sur supprimer dans votre calendrier pour supprimer un rendez-vous annulé. Si vous supprimez uniquement la notification dans la boîte aux lettres, le rendez-vous reste dans le calendrier.

Ne modifiez pas les listes d'abonnés existantes

Si vous souhaitez modifier la liste des participants, supprimez la demande et créez une nouvelle demande dans laquelle vous inscrirez tous les participants supplémentaires.

Inviter des participants

Il est préférable d'inviter les participants individuellement et non via des listes de diffusion. Si vous préférez utiliser des listes de distribution, développez la liste sélectionnée afin d'afficher tous les membres de la liste.