Microsoft Exchange

• Information importante !

Pour des raisons de sécurité, le VPN RPTU doit être activé pour utiliser le système de messagerie Exchange en dehors du réseau du campus. Pour toute question à ce sujet, veuillez vous adresser à rz-support(at)rptu.de.

Configuration du VPN

• L'utilisation d'Exchange n'est possible que pour les collaborateurs de la RPTU et est gratuite. Pour cela, il faut disposer d'un compte RPTU valide.
• La boîte aux lettres a un quota de 10 Go. À partir d'une valeur définie, Exchange envoie un e-mail indiquant que le quota est presque épuisé. Si la boîte aux lettres continue à se remplir, il ne sera plus possible d'envoyer ou de recevoir des e-mails.
• Les boîtes aux lettres sont sauvegardées plusieurs fois par jour, une restauration est possible jusqu'à 30 jours en arrière. En tant qu'utilisateur, vous pouvez en outre restaurer vous-même des éléments supprimés par inadvertance, dans un délai de 30 jours également.
• Les clients de messagerie suivants sont actuellement pris en charge :
  • Microsoft Outlook pour Windows à partir de la version 2016
  • Microsoft Outlook pour Mac à partir de la version 2013
  • Apple Mail sous Mac OS version 11 (Big Sur)
  • iOS pour iPhone et iPad à partir de la version 15
  • Accès par navigateur via Outlook Web App sous https://email.uni-kl.de
  • Pour Android, aucun support général ne peut être garanti. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d'utiliser la version 10.x au minimum.
• La taille maximale des pièces jointes est de 50 Mo. Si la pièce jointe est une archive (comme ZIP ou RAR), il peut arriver que la quantité envoyée soit inférieure, ceci est dû à des raisons techniques.
• Il est recommandé de limiter à 100 le nombre maximal de destinataires dans un e-mail. Certains fournisseurs de messagerie n'acceptent pas les e-mails contenant un grand nombre de destinataires. Pour les grandes listes de distribution ou pour les listes de distribution avec des destinataires de mails externes, nous recommandons d'utiliser le serveur Sympa-List de la RPTU.
• Lorsqu'un collaborateur quitte la RPTU, son compte RPTU passe par un processus de suppression automatisé. Le jour de la suppression du compte RPTU, la boîte aux lettres Exchange est également supprimée de manière irréversible. Veillez donc à sauvegarder à temps les données dont vous avez encore besoin. Respectez à cet égard les dispositions relatives à la protection des données et consultez votre supérieur hiérarchique si vous avez des questions.
• Pour les calendriers ou listes de contacts de groupe, il est recommandé d'utiliser des comptes fonctionnels. Pour cela, il faut demander un compte RPTU, comme pour un collaborateur, en ajoutant manuellement "compte fonctionnel pour Exchange" sur le formulaire de demande.
• L'application Microsoft Outlook pour iOS/Android a été achetée par Microsoft et ne peut pas être utilisée à la RPTU. Le problème est que cette application stocke les données de connexion et le contenu de toutes les boîtes aux lettres en texte clair sur des serveurs situés aux États-Unis. Un filtre a donc été mis en place pour que cette application Microsoft Outlook pour iOS/Android ne puisse pas se connecter à notre serveur de messagerie Exchange.

La migration des boîtes aux lettres existantes, y compris le transfert des données déjà existantes dans une nouvelle boîte aux lettres Exchange (mails, contacts, calendrier), est généralement effectuée gratuitement par le RHRZ. La migration peut être effectuée par un responsable informatique local ou avec le soutien du RHRZ. Si une migration s'avère particulièrement complexe et/ou longue, ou si de nombreuses boîtes aux lettres doivent être migrées en peu de temps, des frais sont occasionnés dans le cadre d'une assistance Rent an Apprenti. Si la boîte aux lettres à migrer se trouve dans Outlook ou Thunderbird, la migration est en général facile à réaliser. D'autres clients de messagerie impliquent éventuellement un travail plus important, ce qui peut entraîner des coûts.

Si l'on souhaite utiliser directement Exchange après avoir demandé un nouveau compte RPTU, il faut actuellement effectuer une migration, car la boîte aux lettres Exchange ne peut pas encore être créée automatiquement avec un compte RPTU pour des raisons techniques. En outre, il est recommandé de transférer également vers Exchange l'adresse de messagerie RPTU générée automatiquement lors de la création du compte RPTU, afin de n'avoir à créer et à gérer qu'un seul compte de messagerie. Veuillez adresser vos questions et demandes concernant la création d'un compte Exchange à hotline(at)rhrk.uni-kl.de.

Avec Exchange, il n'y a qu'une seule adresse mail avec laquelle il est possible d'envoyer, mais d'autres alias peuvent être créés pour la réception. (Exemple : max.mustermann@rptu.de est l'adresse principale pour l'envoi et la réception, tandis que mus77ter@rptu.de peut être utilisée comme adresse supplémentaire pour la réception uniquement).