Microsoft Exchange

• Wichtige Information!

Aus Sicherheitsgründen muss für die Nutzung des Exchange Mailsystems außerhalb des Campusnetzes der RPTU VPN aktiv sein. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an rz-support(at)rptu.de

VPN Einrichtung

• Die Nutzung von Exchange ist nur für Mitarbeiter der RPTU möglich und kostenfrei. Die Voraussetzung hierfür ist ein gültiger RPTU-Account.
• Das Postfach hat ein Quota von 10GB. Ab einem festgelegten Wert sendet Exchange eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Quota fast verbraucht ist. Sollte das Postfach weiter volllaufen, können keine weiteren E-Mails gesendet oder empfangen werden.
• Die Postfächer werden mehrmals täglich gesichert, eine Wiederherstellung ist bis zu 30 Tage zurück möglich. Zusätzlich können Sie als Nutzer selbst versehentlich gelöschte Elemente wiederherstellen, auch hier gilt eine Frist von 30 Tagen.
• Es werden aktuell folgende Mailclients unterstützt:
  • Microsoft Outlook für Windows ab Version 2016
  • Microsoft Outlook für Mac ab Version 2013
  • Apple Mail unter Mac OS Version 11 (Big Sur)
  • iOS für iPhone und iPad ab Version 15
  • Zugriff per Browser mittels Outlook Web App unter https://email.uni-kl.de
  • Für Android kann keine generelle Unterstützung gewährleistet werden. Es wird aus Sicherheitsgründen empfohlen, mindestens Version 10.x einzusetzen.
• Die maximale Größe von Anhängen beträgt 50 MB. Handelt es sich bei dem Anhang um ein Archiv (wie z.B. ZIP oder RAR), kann es vorkommen, dass weniger versendet werden kann, dies ist technisch bedingt.
• Es wird empfohlen, die maximale Anzahl an Empfängern in einer E-Mail auf 100 zu beschränken. Manche E-Mail-Provider nehmen E-Mails mit einer großen Anzahl an Empfängern nicht an. Für große Verteilerlisten oder für Verteilerlisten mit externen Mailempfängern empfehlen wir die Nutzung des Sympa-List-Servers der RPTU.
• Wenn ein Mitarbeiter die RPTU verlässt, durchläuft der RPTU-Account einen automatisierten Löschprozess. Am Tag der Löschung des RPTU-Accounts wird auch das Exchange-Postfach unwiderruflich gelöscht. Sorgen Sie daher rechtzeitig für ein Backup Ihrer noch benötigten Daten. Beachten Sie hierbei die Vorschriften zum Datenschutz und halten Sie bei Fragen Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten.
• Für Gruppenkalender oder -kontaktlisten werden Funktionsaccounts empfohlen. Hierfür muss, wie für einen Mitarbeiter auch, ein RPTU-Account beantragt werden, wobei auf dem Antragsformular von Hand „Funktionsaccount für Exchange“ ergänzt werden muss.
• Die Microsoft Outlook App für iOS/Android wurde von Microsoft eingekauft und darf an der RPTU nicht benutzt werden. Die Problematik besteht darin, dass diese App die Anmeldedaten und sämtliche Postfachinhalte auf Servern in den USA im Klartext speichert. Daher wurde ein Filter eingerichtet, sodass diese Microsoft Outlook App für iOS/Android sich nicht mit unserem Exchange E-Mail Server verbinden kann. 

Die Migration vorhandener Postfächer inklusive der Übertragung bereits existierender Daten in ein neues Exchange-Postfach (Mails, Kontakte, Kalender), wird vom RHRZ i.d.R. kostenfrei durchgeführt. Die Migration kann von einem lokalen EDV-Betreuer oder mit Unterstützung des RHRZs erfolgen. Sollte eine Migration besonders komplex und/oder zeitintensiv ausfallen, oder sollen viele Postfächer in kurzer Zeit migriert werden, so entstehen Kosten im Rahmen einer Rent-an-Azubi-Betreuung.  Befindet sich das zu migrierende Postfach in Outlook oder Thunderbird, so ist die Migration i.d.R. gut durchzuführen. Andere Mailclients bedeuten evtl. höheren Aufwand, was Kosten verursachen kann.

Soll nach der Neubeantragung eines RPTU-Accounts direkt Exchange genutzt werden, so muss derzeit eine Migration durchgeführt werden, da das Exchange-Postfach technisch bedingt noch nicht automatisch mit einem RPTU-Account angelegt werden kann. Zudem wird empfohlen, die beim Anlegen des RPTU-Accounts automatisch generierte RPTU-Mailadresse ebenfalls nach Exchange umzuziehen, so dass man nur ein Mailkonto einrichten und pflegen muss. Fragen und Anträge zur Einrichtung eines Exchange-Accounts richten Sie bitte an hotline(at)rhrk.uni-kl.de.

Es gibt bei Exchange nur eine Mailadresse, mit der gesendet werden kann, jedoch können weitere Aliase zum Empfangen eingerichtet werden. (Beispiel: max.mustermann@rptu.de ist die primäre Adresse zum Senden und Empfangen, während mus77ter@rptu.de als weitere Adresse zum reinen Empfangen genutzt werden kann.)