Partager un compte de fonction
Si le nom de compte RPTU et le mot de passe RPTU du compte fonctionnel sont connus de plusieurs personnes, ces personnes peuvent accéder à la boîte aux lettres indépendamment les unes des autres.
C'est comparable à une boîte aux lettres dont plusieurs personnes possèdent la clé.
Avantages :
- Seul un compte fonctionnel est nécessaire.
- Les comptes et mots de passe RPTUpersonnels ne sont pas partagés.
- Possibilité de traiter les e-mails entrants de manière coordonnée
Inconvénients :
- Si les e-mails sont téléchargés ou supprimés par une personne, ils ne sont plus visiblespour les autres personnes.
- Pour éviter tout accès non autorisé, le mot de passe du compte fonctionnel doitêtre modifiérégulièrement (au plus tard lorsqu'une personne quitte l'entreprise et ne doit donc plus avoir accès). La modification doit alors être communiquée et configurée auprès de toutes les personnes autorisées à y accéder.
- La procédure de traitement des e-mails doit être convenue afin d'éviter les doublons ou les e-mails non traités.
Exemples d'application :
Pour un secrétariat ou un décanat, l'utilisation (commune) d'un compte fonctionnel s'impose. En cas de remplacement, il suffit de communiquer le nom de compte et le mot de passe du compte fonctionnel afin de permettre un passage de relais en douceur.
Demander un compte fonctionnel
Vous pouvez demander un compte de fonction exactement comme un compte de collaborateur via la gestion des comptes. Vous indiquez l'adresse e-mail de la fonction souhaitée directement dans le champ "Remarque".
FAQ
sur le thème du compte de fonction
Liste de diffusion par e-mail
Une liste de distribution d'e-mails veille à ce que les e-mails envoyés à l'adresse e-mail de la liste de distribution soient distribués à plusieurs adresses de destinataires.
Le distributeur d'e-mails ne dispose pas de sa propre boîte aux lettres dans laquelle les e-mails entrants sont rassemblés. Il se contente de dupliquer chaque e-mail entrant et de l'envoyer à toutes les adresses e-mail figurant sur la liste des destinataires du distributeur d'e-mails. Le message d'origine n'est ensuite pas conservé sur le serveur de messagerie.
Les avantages :
- Aucun mot de passe ne doit être transmis.
- Grâce à l'implémentation utilisée au RHRZ, les personnes responsables d'une unité organisationnelle (OU) (direction et mandataires) peuvent contrôler elles-mêmes, via un groupe AD, à qui les e-mails entrants doivent être distribués.
- Le contrôle via un groupe AD, qui ne peut contenir que des comptes RPTU valides, permet d'éviter l'envoi à des adresses de destinataires qui ne sont plus accessibles.
Inconvénients :
- Les boucles d'e-mails ne sont pas ou peu empêchées.
- Pas d'accès aux anciens e-mails
- Pas d'interface e-mail ou web pour l'administration
- D'autres personnes ne peuvent pas s'inscrire/se désinscrire via une interface web.
- Pas de protection contre les messages indésirables de tiers.
- L'implémentation utilisée au RHRZ ne permet pas une distribution à des adresses électroniques externes.
- La procédure de traitement des e-mails doit être convenue afin d'éviter les doublons ou les e-mails non traités.
Exemples d'application :
Vous pouvez utiliser une distribution d'e-mails pour transmettreles e-mails adressés à des adresses e-mail fonctionnelles aux personnes compétentes.
Elles sont moins appropriées pour l'envoi de newsletters ou autres, car il n'est par exemple pas possible de les distribuer à des personnes qui ne font pas partie de la RPTU. En outre, une liste de distribution d'e-mails n'offre aucune protection contre l'utilisation par des tiers pour l'envoi de messages non sollicités.
Demander une liste de diffusion par e-mail
Vous pouvez demander sans formalité une liste de diffusion par e-mail à rz-support(at)rptu.de.
L'e-mail doit contenir les informations suivantes :
- unité organisationnelle (OU-ID à 4 chiffres)*.
- adresse e-mail souhaitée du distributeur
*L'OU-ID de votre unité d'organisation peut être consultée sur https://am.rz.rptu.de/oubaum.php. En règle générale, il correspond au centre de coûts MACH correspondant.
Liste de diffusion
Contrairement à une simple liste de distribution d'e-mails, une liste de diffusion dispose également de ses propres archives d'e-mails. De plus, elle est administrée via une interface web, ce qui vous offre des possibilités de paramétrage plus poussées.
Lorsque vous créez une liste de diffusion, vous pouvez par exemple définir si les e-mails de personnes extérieures sont également distribués aux membres de la liste de diffusion ou si seuls les membres (individuels) de la liste de diffusion peuvent envoyer des messages à tous les autres membres de la liste de diffusion.
En outre, il est possible de configurer si les e-mails sont distribués directement après réception, s'ils sont d'abord validés par un modérateur ou s'ils sont par exemple distribués sous forme de compilation quotidienne(digest).
L'interface web permet aux membres d'accéder à la boîte aux lettres de la liste de diffusion (dans la mesure où l'administrateur a autorisé l'accès) ou de s 'inscrire ou de se désinscrire de la liste de diffusion.
Les avantages :
- Aucun mot de passe ne doit être communiqué.
- Dispose de sa propre boîte aux lettres électronique, dans laquelle sont enregistrés tous les messages envoyés via la liste de diffusion.
- Interface web pour l 'administration et l'accès à la boîte aux lettres.
- D'autres personnes peuvent s'abonner à la liste de diffusion via l'interface web.
- Les membres de la liste de diffusion peuvent également lire les e-mails envoyés via la liste de diffusion avant de devenir membres.
- Modération/protection contre les messages indésirables possible.
- Distribution possible à des adresses e-mail externes
- Les adresses de destinataires injoignables peuvent être supprimées de la liste de diffusion par le modérateur pour l'avenir.
Inconvénients :
- Les boucles d'e-mails ne sont pas empêchées.
- Investissement comparativement élevé pour la configuration initiale, l'administration et la modération
Exemples d'application :
Les listes de diffusion sont bien utilisables pour l'échange d'informations au sein d'un groupe et en particulier aussi avec des non-membres de la RPTU . Plus le groupe de membres est important, plus les fonctions de modération sont pertinentes.
L'envoi de newsletters est également réalisable via une liste de diffusion. Le fait que les personnes intéressées puissent s'inscrire elles-mêmes (le cas échéant après vérification par le modérateur) ou se désinscrire est un avantage.
Créer une liste de diffusion ou s'y abonner
listenname@lists.rptu.de
https://lists.rptu.de
FAQ
sur le thème des listes de diffusion