Über eine E-Mail-Adresse mehrere Personen erreichen
Wenn Sie mehreren Personen Zugriff auf die E-Mails geben wollen, die an eine E-Mail-Adresse gesandt werden, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
Funktionsaccount gemeinsam nutzen
Wenn RPTU-Accountname und RPTU-Passwort des Funktionsaccounts mehreren Personen bekannt sind, können diese Personen unabhängig voneinander auf das Postfach zugreifen.
Das ist vergleichbar mit einem Briefkasten, zu dem mehrere Personen einen Schlüssel haben.
Vorteile:
- Lediglich Funktionsaccount erforderlich
- Persönliche RPTU-Accounts und -Passwörter werden nicht geteilt.
- Koordiniertes Bearbeiten der eingehenden E-Mails möglich
Nachteile:
- Wenn E-Mails von einer Person heruntergeladen bzw. gelöscht werden, sind sie für die anderen Personen nicht mehr sichtbar.
- Um unberechtigten Zugriff zu verhindern, muss regelmäßig (spätestens, wenn eine Person ausscheidet und daher keinen Zugang mehr haben soll) das Passwort des Funktionsaccounts geändert werden. Die Änderung muss dann bei allen zugriffsberechtigten Personen bekanntgemacht und konfiguriert werden.
- Vorgehen bei der Bearbeitung von E-Mails muss abgesprochen werden, um doppelt oder gar nicht bearbeitete E-Mails zu vermeiden.
Anwendungsbeispiele:
Für ein Sekretariat oder Dekanat bietet sich die (gemeinsame) Nutzung eines Funktionsaccounts an. Im Vertretungsfall kann einfach Accountname und Passwort des Funktionsaccounts mitgeteilt werden, um eine nahtlose Übergabe zu ermöglichen.
Funktionsaccount beantragen
Sie können einen Funktionsaccount genau wie einen Mitarbeitendenaccount über die Accountverwaltung beantragen. Die gewünschte Funktions-E-Mail-Adresse geben Sie dabei direkt im Feld “Bemerkung“ mit an.
FAQ
zum Thema Funktionsaccount
E-Mail-Verteiler
Ein E-Mail-Verteiler sorgt dafür, dass die E-Mails, die an die E-Mail-Adresse des Verteilers gesendet werden, an mehrere Empfänger-Adressen verteilt werden.
Der E-Mail-Verteiler hat kein eigenes Postfach, in dem die eingehenden E-Mails gesammelt werden. Es wird lediglich jede ankommende E-Mail vervielfältigt und an alle E-Mail-Adressen auf der Empfänger-Liste des E-Mail-Verteilers versandt. Die Ursprungsnachricht wird danach nicht auf dem Mailserver aufbewahrt.
Vorteile:
- Es müssen keine Passwörter weitergegeben werden.
- Durch die am RHRZ verwendete Implementierung können die für eine Organisationseinheit (OU) verantwortlichen Personen (Leitung und Bevollmächtigte) selbst über eine AD-Gruppe steuern, an wen die eingehenden E-Mails verteilt werden sollen.
- Durch die Steuerung über eine AD-Gruppe, die nur gültige RPTU-Accounts enthalten kann, wird der Versand an nicht mehr erreichbare Empfänger-Adressen verhindert.
Nachteile:
- E-Mail-Loops werden nicht bzw. kaum verhindert.
- Kein Zugriff auf alte E-Mails
- Kein E-Mail- oder Webinterface zur Administration
- Weitere Personen können sich nicht über ein Webinterface Anmelden-/Abmelden.
- Kein Schutz vor unerwünschten Nachrichten von Dritten.
- Durch die am RHRZ verwendete Implementierung ist eine Verteilung an externe E-Mail-Adressen nicht möglich.
- Vorgehen bei der Bearbeitung von E-Mails muss abgesprochen werden, um doppelt oder gar nicht bearbeitete E-Mails zu vermeiden.
Anwendungsbeispiele:
Einen E-Mail-Verteiler können Sie einsetzen, um an Funktions-E-Mail-Adressen gerichtete E-Mails an die zuständigen Bearbeiterinnen und Bearbeiter weiterzuleiten.
Zum Versand von Newslettern oder ähnlichem sind sie weniger geeignet, da z.B. die Verteilung an Nicht-Angehörige der RPTU nicht möglich ist. Außerdem bietet ein E-Mail-Verteiler keinen Schutz davor, dass er von Dritten zum Versand von unerwünschten Nachrichten verwendet wird.
E-Mail-Verteiler beantragen
Einen E-Mail-Verteiler können Sie formlos per E-Mail an rz-support(at)rptu.de beantragen.
Die E-Mail sollte folgende Angaben enthalten:
- Organisationseinheit (4-stellige OU-ID)*
- gewünschte E-Mail-Adresse des Verteilers
*Die OU-ID Ihrer Organisationseinheit können Sie unter https://am.rz.rptu.de/oubaum.php nachlesen. In der Regel entspricht sie der jeweiligen MACH-Kostenstelle.
Mailingliste
Im Gegensatz zu einem einfachen E-Mail-Verteiler verfügt eine Mailingliste auch über ein eigenes Mail-Archiv. Außerdem wird sie über ein Webinterface administriert, was Ihnen weitergehende Einstellungsmöglichkeiten bietet.
Wenn Sie eine Mailingliste erstellen, können Sie z.B. einstellen, ob auch E-Mails von Außenstehenden an die Mailinglistenmitglieder verteilt werden, oder ob nur (einzelne) Mitglieder der Mailingliste selbst Nachrichten an alle anderen Mitglieder der Mailingliste versenden dürfen.
Außerdem lässt sich konfigurieren, ob E-Mails direkt nach Eingang verteilt, zunächst durch einen Moderator freigegeben oder z.B. als tägliche Zusammenstellung (Digest) verteilt werden.
Über das Webinterface können die Mitglieder auf das Postfach der Mailingliste zugreifen (soweit vom Administrator der Zugriff freigegeben ist) oder sich an der Mailingliste anmelden bzw. abmelden.
Vorteile:
- Es müssen keine Passwörter weitergegeben werden.
- Verfügt über eigenes E-Mail-Postfach, in dem alle über die Mailingliste verschickten Nachrichten gespeichert werden
- Webinterface für Administration und Mailbox-Zugriff
- Weitere Personen können die Mailingliste über das Webinterface abonnieren.
- Mitglieder der Mailingliste können auch E-Mails lesen, die über die Mailingliste verschickt wurden, bevor sie Mitglied wurden.
- Moderation/ Schutz vor unerwünschten Nachrichten möglich
- Verteilung an externe E-Mail-Adressen möglich
- Nicht erreichbare Empfänger-Adressen können durch den Moderator für die Zukunft aus dem Verteiler entfernt werden.
Nachteile:
- E-Mail-Loops werden nicht verhindert.
- Vergleichsweise hoher Aufwand für die initiale Einrichtung, Administration und Moderation
Anwendungsbeispiele:
Mailinglisten sind für den Informationsaustausch innerhalb einer Gruppe und insbesondere auch mit Nicht-Angehörigen der RPTU gut einsetzbar. Je größer die Gruppe der Mitglieder desto eher werden moderierte Funktionen relevant.
Auch der Versand von Newslettern ist über eine Mailingliste realisierbar. Dass sich z.B. Interessierte selbst anmelden (ggf. nach Prüfung durch den Moderator) oder die Mitgliedschaft wieder beenden können, ist hier von Vorteil.
Mailingliste erstellen oder abonnieren
listenname@lists.rptu.de
https://lists.rptu.de
FAQ
zum Thema Mailinglisten