Conditions d'utilisation et déclaration de confidentialité pour l'utilisation du service de conférence Zoom

L'Université technique de Kaiserslautern (RPTU) dispose de différents outils pour les réunions virtuelles (voir plus d'informations à ce sujet sur >>Services de conférence (lien vers https://www.rhrk.uni-kl.de/dienstleistungen/netz-telefonie/konferenzdienste/). Si ces outils ne sont pas adaptés aux tâches de la RPTU, il est possible de recourir à Zoom de manière alternative et restrictive.

La RPTU gère une solution de collaboration et de communication complète via https://uni-kl-de.zoom.us/. La durée est provisoirement limitée à un an. La solution de Zoom Video Communications Inc. en tant que fournisseur de télécommunications réglementé est proposée par Telekom Deutschland GmbH. La conception technique et la disponibilité du service du portail Zoom de la RPTU dépendent en grande partie du prestataire de services Zoom. Vous trouverez des informations sur les services d'assistance de Zoom sur http://support.zoom.us.

Depuis le 01.12.2021, la solution de réunion et de webinaire de Zoom avec son offre de communication est ce qu'on appelle un service de télécommunication au sens de la loi sur la protection des données dans le domaine des télécommunications et des télémédias (TTDSG) et est donc soumise au secret des télécommunications conformément au § 3 TTDSG. À cet égard, seule l'entreprise Zoom Video Communications Inc. est responsable. En principe, il est possible pour tous les participants à la communication utilisant Zoom de communiquer avec vous. Vous trouverez des informations sur le traitement des données à caractère personnel dans la déclaration de confidentialité de Zoom.

Pour les pages web de Zoom, Zoom est responsable au sens de la protection des données. L'université n'est responsable de la protection des données que pour la page d'entrée de la RPTU, mais pas pour les redirections vers la fourniture du service de télécommunication et les liens "Download Client" et "Zoom Support".

Afin de tenir compte des exigences légales actuelles et des modifications techniques ainsi que pour mettre en œuvre nos services et offres conformément à la protection des données, nous nous réservons le droit d'actualiser régulièrement les présentes conditions d'utilisation et la déclaration de protection des données (ci-après : dispositions d'utilisation). Il est donc de votre responsabilité de vous informer régulièrement des éventuelles adaptations. La version actuelle est août 2022.

Les présentes conditions d'utilisation se rapportent à l'utilisation de la plate-forme Zoom via l'authentification centrale page de connexion Shibboleth de la RPTU dans le cadre du service du portail Zoom de la RPTU.

L'authentification avec l'identifiant RPTU sur Zoom implique l'acceptation sans réserve des présentes conditions d'utilisation. Aucune authentification centrale n'est nécessaire pour participer à des réunions ouvertes.

Les étudiants et les collaborateurs, c'est-à-dire les membres actifs de la RPTU, peuvent utiliser les services du portail Zoom de la RPTU conformément aux présentes conditions d'utilisation. L'utilisation de Zoom se fait sur une base volontaire. Les membres qui ne sont plus actifs (après l'exmatriculation, la fin du contrat) sont tenus de supprimer toutes les données créées en rapport avec l'utilisation et ne peuvent plus utiliser Zoom sous la licence de la RPTU.

Le service via le portail Zoom de la RPTU s'inscrit dans le contexte de la pandémie de Corona et de la numérisation de la communication. L'utilisation du service n'est toutefois pas autorisée dans les cas où des données personnelles sensibles au sens de l'article 9 du règlement général sur la protection des données (RGPD), telles que des données relatives à la santé, ou des informations soumises à un secret professionnel ou administratif particulier sont échangées (donc pas d'entretiens personnels ou d'examens, par exemple). Aucun contenu nécessitant une protection élevée ou strictement confidentiel ne doit être échangé via ce service. Pour ces sujets, il convient d'utiliser d'autres outils (par ex. DFNconf). Pour l'échange de fichiers sensibles entre participants, il convient d'utiliser les canaux sécurisés existants, par exemple les lecteurs de groupe, Seafile ou SharePoint.

Les informations échangées via le portail Zoom de la RPTU doivent être traitées de manière confidentielle. Toute distribution ou transmission non autorisée est interdite.

Avant d'utiliser Zoom, il convient d'effectuer les réglages possibles en matière de protection des données de manière à ce que les données personnelles ne soient traitées par Zoom qu'aux fins mentionnées et dans le cadre de la législation en vigueur. Les principes de protection des données que sont le privacy by default, la minimisation des données, l'économie des données et la limitation des finalités doivent être respectés.

Conformément à l'article 13 du RGPD, nous vous informons ci-après sur le traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous participez à une réunion en ligne ou à un webinaire au moyen de Zoom, créé via le portail Zoom de la RPTU, ainsi que sur l'enregistrement et l'utilisation de comptes Zoom sous licence de la RPTU.

Coordonnées du responsable

Université technique de Rhénanie-Palatinat Kaiserslautern-Landau (RPTU)

représentée par le président

Gottlieb-Daimler-Straße, bâtiment 47

67663 Kaiserslautern

Téléphone : +49 631 205 0

Coordonnées du délégué à la protection des données

Vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données par téléphone au 0631 205-4434 ou par e-mail : datenschutz(at)uni-kl.de

L'adresse postale est la suivante :

Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau
Le délégué à la protection des données
Postfach 3049
67653 Kaiserslautern

Objectif et base juridique du traitement des données

La finalité du traitement des données est l'utilisation de Zoom comme outil de collaboration dans le cadre de l'activité de service à la RPTU pour l'accomplissement des tâches légales de l'université. Zoom est utilisé pour réaliser des vidéoconférences, des téléconférences, des réunions en ligne et/ou des webinaires, surtout pendant la période d'activité universitaire limitée de la RPTU en raison de la pandémie de Corona. L'utilisation de Zoom à des fins privées dans le cadre des licences mises à disposition n'est pas autorisée.

La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, lettre a du RGPD, si le traitement des données de la RPTU est effectué sur la base de votre consentement en tant que personne concernée.

Lors du traitement de données à caractère personnel nécessaires à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie, la base juridique est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD. Cela s'applique également aux opérations de traitement nécessaires à l'exécution de mesures précontractuelles.

Dans la mesure où le traitement de données à caractère personnel est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle la RPTU est soumise, l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD sert de base juridique.

Si le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique de la RPTU, l'article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD sert de base juridique au traitement.

Traitement des données lors de l'utilisation de "Zoom

Lorsque vous utilisez les services de "Zoom", les données à caractère personnel suivantes vous concernant sont traitées :

- profil d'utilisateur : prénom, nom, groupe de statut (étudiant, employé), adresse électronique universitaire, téléphone (facultatif), autres données de contact (facultatif), photo de profil (facultatif),
- informations techniques sur l'utilisation ou métadonnées de réunion : Sujet, description (facultatif), adresses IP des participants, informations sur les appareils et le matériel,
- Données de contenu de la réunion : données audio, vidéo et, le cas échéant, données textuelles générées ou fournies par vos soins lors d'une conférence
- Pour les enregistrements (facultatif) : Fichier MP4 de tous les enregistrements vidéo, audio et de présentation, fichiers texte du chat, etc.
- Données d'utilisation de la téléphonie (facultatif) : numéros de téléphone entrants et sortants, nom du pays, heure de début et de fin et, le cas échéant, autres données de connexion telles que l'adresse IP de l'appareil.
- Données de facturation et d'approvisionnement (consultables uniquement par les administrateurs).

Destinataires des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de l'utilisation de Zoom ne sont en principe pas transmises à des tiers, sauf si elles sont précisément destinées à être transmises ou communiquées.

Les données personnelles collectées sont traitées en interne par le RHRZ.

En externe, les données sont traitées par Telekom Deutschland GmbH, Zoom Video Communications Inc. et leurs sous-traitants. De plus amples informations sur les sous-traitants de Zoom sont disponibles sur le lien suivant:https://zoom.us/de-de/subprocessors.html .

La RPTU a conclu un contrat de traitement des commandes avec Telekom Deutschland GmbH conformément à l'article 28 du RGPD. Le siège de Zoom Video Communications Inc. se trouve aux Etats-Unis. Dans cette mesure, un traitement des données selon les clauses contractuelles standard de l'UE a été convenu. Les sous-traitants doivent être tenus par Zoom au même niveau de protection des données.

En ce qui concerne les régions de centres de données pour les données de contenu des réunions, une restriction à l'UE a été effectuée dans les paramètres par défaut d'un compte Zoom de la RPTU.

Durée de conservation

Vos données à caractère personnel que nous traitons dans le cadre de votre utilisation de Zoom sont en principe supprimées lorsque l'objectif indiqué est atteint ou que la procédure concernée est terminée et qu'il n'existe aucune obligation légale de conservation.

Votre profil d'utilisateur est supprimé dans la mesure où le compte est supprimé par vous ou en votre nom.

Les métadonnées de réunion sont supprimées dès que leur stockage n'est plus nécessaire à la fourniture du service.

En principe, les données de contenu des réunions ne sont pas enregistrées au-delà de la communication. Si des données sont exceptionnellement enregistrées, elles sont conservées au-delà de la session aussi longtemps que vous en avez été informé avant l'enregistrement.

De même, vos données ne sont conservées que jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement, à moins qu'il n'existe une autre base juridique pour le traitement.

Droits de la personne concernée

Toute personne concernée par un traitement de données dispose notamment des droits suivants en vertu du RGPD :

• Droit d'accès aux données à caractère personnel enregistrées sur votre personne et à leur traitement (art. 15 RGPD).
• Droit de rectification dans la mesure où les données vous concernant sont inexactes ou incomplètes (art. 16 RGPD).
• Droit à l'effacement de vos données personnelles si l'une des conditions de l'article 17 RGPD est remplie. Le droit à l'effacement selon l'article 17, paragraphes 1 et 2 du RGPD n'existe toutefois pas, entre autres, lorsque le traitement de données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique (article 17, paragraphe 3, point b du RGPD).
• Droit à la limitation du traitement, notamment dans la mesure où l'exactitude des données est contestée, pendant la durée de la vérification de l'exactitude, lorsque les données sont traitées illégalement mais que la personne concernée demande la limitation du traitement au lieu de l'effacement, lorsque la personne concernée a besoin des données pour faire valoir ou exercer des droits en justice ou pour se défendre contre de tels droits et que les données ne peuvent donc pas être effacées, ou lorsqu'il n'est pas encore établi, en cas d'opposition au sens de l'article 21, si les intérêts légitimes du responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée (article 18 du RGPD).
• Droit de s'opposer au traitement de données à caractère personnel pour des raisons personnelles, dans la mesure où il n'existe pas d'intérêt public impérieux pour le traitement qui prévaut sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée, ou si le traitement sert à faire valoir, à exercer ou à défendre des droits en justice (article 21 du RGPD).

Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment. La révocation n'a d'effet que pour l'avenir ; cela signifie que la révocation n'affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu'à la révocation.

Droit de recours auprès d'une autorité de contrôle

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du délégué à la protection des données et à la liberté d'information du Land de Rhénanie-Palatinat si vous estimez que vos données personnelles sont traitées de manière illégale par la RPTU.

Adresse postale :

Le Commissaire à la protection des données et à la liberté d'information du Land de Rhénanie-Palatinat
Postfach 3040
55020 Mainz

Site web : https://www.datenschutz.rlp.de

Inscription

Si vous souhaitez utiliser Zoom en tant que modérateur ou modératrice, il est nécessaire que vous vous inscriviez sur http://uni-kl-de.zoom.us avec votre identifiant RPTU ou vos données de connexion.

Toutefois, il n'est pas nécessaire de s'enregistrer pour la simple participation à un événement, l'événement peut être consulté et visité via un lien envoyé.

Déclaration de consentement

Zoom est exploité par Zoom Video Communications Inc, Zoom.us.

Pour l'utiliser, il est nécessaire d'accepter la >>politique d'utilisation de Zoom(https://zoom.us/terms), la >>politique de confidentialité de Zoom(https://zoom.us/privacy) et les présentes conditions d'utilisation pour l'utilisation du service de conférence. L'enregistrement et la connexion impliquent l'acceptation de ces conditions et de la déclaration de confidentialité. La décision d'activer le compte d'utilisateur est volontaire. Sans votre accord et, le cas échéant, votre inscription, l'utilisation de Zoom n'est pas possible.