Videokonferenzen mit Zoom
Zoom ist ein Videokonferenztool, das Videokonferenzen in guter Qualität und mit wenig Latenzzeit bietet.
In Zoom können Meetings mit bis zu 300 Teilnehmenden eröffnet werden.
Für Webinare/Großveranstaltungen können auch bis zu 500 Teilnehmende per Anfrage beantragt werden. Hierzu stehen 50 Lizenzen für parallel stattfindenden Webinare/Großveranstaltungen zur Verfügung.
Sowie 2 Lizenzen für Großveranstaltungen mit bis zu 1.000 Personen. Bitte beachten Sie hierzu die Bearbeitungszeit von min. 1 Tag.
Zoom steht allen Mitarbeitenden, Lehrbeauftragten und Studierenden der RPTU mit einem RPTU-Account zur Verfügung. Eine Anmeldung bei Zoom über einen Funktionsaccount ist unter der gegebenen Lizenz nicht möglich!
Bei bestehenden Zoom-Konto kann die Rückerstattung entweder an den individuellen Nutzer selbst oder an Ihr RPTU Konto erfolgen.
Tauschen Sie keine vertraulichen Informationen oder sensiblen personenbezogenen Daten über Zoom aus.
Aufzeichnungen: Bitte beachten Sie gesetzliche Hinweise. Es ist nicht erlaubt, das nichtöffentlich gesprochene Wort anderer unbefugt aufzunehmen § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB. Weitere Hinweise finden Sie im Bereich Aufzeichnungen.
Durch die Nutzung von Zoom akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung.
Support zu der Anwendung selbst wird ausschliesslich durch den Hersteller geleistet.
Zoom datenschutzfreundlich und anonym
Zusätzliche Infos zur datenschutzkonformen und anonymen Nutzung von Zoom angeboten vom SCI - Fachbereich Informatik
So gelingt die Videokonferenz. Praktische Tipps für alle Teilnehmenden.
Was wird für die Nutzung von Zoom benötigt?
- Webcam/Mikrofon: Innerhalb der meisten Notebooks befindet sich eine bereits integrierte Webcam sowie ein Mikrofon. Diese müssen ggf. installiert/aktiviert werden. Alternativ besteht die Möglichkeit eine externe Webcam bzw. ein externes Mikrofon, mit Ihrem Computer zu verbinden.
- Client: In der Regel wird kein zusätzlicher Client benötigt. Die Benutzung der Software läuft über den Webbrowser.
Zoom Meeting beitreten
- In den meisten Fällen erhalten Sie vorab per E-Mail einen Zugangslink. Mit Klick auf diesen Link, können Sie an der entsprechenden Zoomkonferenz teilnehmen. Ein Login ist nicht notwendig.
- Mit Eingabe der Meeting-ID können Sie auch über die Zoom Webseite oder über den Zoom-Client beitreten. Der Client muss hierfür nicht heruntergeladen oder installiert werden.
Hinweis: Eine Registrierung für die Teilnahme ist nicht notwendig
Erläuterung der Menüpunkte
1. Stummschaltung aktivieren/deaktivieren
Mit Klick auf den Mikrofonbutton können Sie festlegen, ob Ihr Mikrofon aktiv oder stumm geschalten ist. Wenn der Mikrofonbutton mit einem Strich dargestellt ist, ist Ihr Mikrofon im Augenblick nicht aktiv.
2. Kamera starten / stoppen
Mit Klick auf den Kamerabutton können Sie festlegen, ob Ihre Kamera aktiv ist und das Videobild an die anderen Teilnehmenden übertragen wird. Wenn der Kamerabutton mit einem Strich dargestellt ist, ist Ihre Kamera im Augenblick nicht aktiv.
3. Sicherheit
Mit Klick auf den Sicherheitsbutton können Sie als ModeratorIn Meetings sperren und den Warteraum für noch nicht bestätigte Teilnehmende schließen. Außerdem können sie den Teilnehmenden folgende Erlaubnisse erteilen: Bildschrim freigeben, Chat freigeben, sich selbst die Stummschaltung aufheben.
4. Teilnehmer
Mit Klick auf den Teilnehmerbutton können Sie als ModeratorIn die Teilnehmenden verwalten. Als TeilnehmerIn sehen Sie die Namen der anderen Teilnehmenden.
5. Umfragen
Mit Klick auf den Umfragebutton können Sie als ModeratorIn zuvor eingestellte Umfrage starten, oder während des Meetings eine Umfrage erstellen. Hier besteht die Möglichkeit die Ergebnisse im nachhinein mit den Teilnehmenden zu teilen, sowie die Umfrage zu wiederholen.
6. Chat
Durch Betätigen dieses Buttons wird an der rechten Browserfensterseite das Chatfenster eingeblendet. Hier können Sie Textnachrichten durch Texteingabe in das Eingabefeld austauschen.
7. Bildschirm freigeben
Mit Klick auf diesen Button können Sie anstatt Ihres Kamerabildes, einzelne Anwendungsfenser oder Ihren gesamten Bildschirm teilen. Zudem können Sie als ModeratorIn festlegen ob die Freigabe allen, oder nur ausgewählten Personen gelten soll. Ebenfalls festlegen können Sie: Wie viele Teilnehmende ihre Bildschirme gleichzeitig freigeben könne, ob nur Sie als Host oder auch andere Personen Ihren Bildschirm freigeben dürfen und wer eine Freigabe starten darf wenn bereits eine andere Person ihren Bildschirm freigibt.
8. Untertitel
Über diesen Button können Sie entwender selbst live Untertitel eingeben, oder einem Teilnehmenden die Berechtigung geben dies zu tun.
9. Breakout-Session
Über diesen Button können Sie Teilnehmende in einzelne Gruppen, sogenannte Sessions einteilen. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine Gruppenarbeit starten möchten.
10. Beenden / Verlassen
Durch Klick auf diesen Button, beenden Sie Ihre Teilnahme an der Webkonferenz und verlassen den Webkonferenzraum. Als ModeratorIn beenden Sie das Meeting für alle Teilnehmenden.
Zoom Meeting planen
1. Melden Sie sich über die Einstiegsseite via "Sign In" bei Zoom an.
2. Unter dem Menüpunkt „Meetings“ finden Sie den Button "Meetings planen".
3. Geben Sie Namen, Beschreibung, Zeitpunkt und Dauer an. Unabhängig von der hier angegebenen Zeit kann eine Zoomkonferenz auch früher gestartet und später beendet werden.
4. Mit einem Haken bei „Wiederkehrendes Meeting“, können Sie das angelegte Meeting jederzeit wiederverwenden.
5. Vergeben Sie aus Sicherheitsgründen ein Meeting-Kennwort. Wenn Sie das Häkchen bei Warteraum aktiviert lassen, können Sie einzelnen Teilnehmenden oder alle Teilnehmenden aus dem Warteraum in das Meeting einlassen.
6. Meeting-Optionen: Mit der Option "Beitritt vor Moderator aktivieren" können die Teilnehmenden die Videokonferenz vor dem Host bereits beitreten. Mit der Option "Teilnehmer stummschalten" verhindern Sie, dass Teilnehmende direkt zu hören sind. Besonders bei großen Meetings ist diese Auswahl sinnvoll. Mit der Option "Vorauswahl des Breakout-Raums" können Sie bereits vorab Teilnehmende in verschiedene Gruppen einteilen.
7. Alternative Moderatoren: Geben Sie an wer außer Ihnen das Meeting moderieren darf.
8. Speichern Sie Ihre Angaben.
9. Nun können Sie die Sitzung starten. Falls es sich um ein bevorstehendes Meeting handeln, finden Sie Ihr angelegtes Meeting unter "Meetings" "Bevorstehend". Um Personen zum Meeting einzuladen, kopieren Sie den Einladungslink und senden Sie diesen per Mail an alle Teilnehmenden.
Aufzeichnungen
Bei Aufzeichnung einer Online-Veranstaltung, übernehmen Sie als VeranstalterIn Verantwortung für die erfassten Informationen und Inhalte. Für Studierende, die eigene Meetings veranstalten, z. B. als Lerngruppe, gelten die nachstehenden Rahmenbedingungen gleichermaßen.
Bitte beachten Sie gesetzliche Hinweise. Es ist nicht erlaubt, das nichtöffentlich gesprochene Wort anderer unbefugt aufzunehmen (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB). Die Aufzeichnungsfunktion ist deshalb standardmäßig deaktiviert. Dem Aufzeichnen muss nachweislich eine entsprechende Information und Einholung einer ausdrücklichen Zustimmung aller Personen vorausgehen, die in der Aufzeichnung zu sehen oder zu hören sein werden. Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen und es dürfen keine Nachteile für Personen entstehen, die nicht einwilligen. Wird eine Einwilligung widerrufen, müssen Sie die Bilder oder Töne der betroffenen Person aus der Aufzeichnung entfernen.
Webinar und Großveranstaltungen
Großveranstaltungen sind große Meetings. Bei Webinaren können die Teilnehmer "Hand-heben" und an Umfragen teilnehmen. Weitere Information erhalten Sie beim Hersteller.
Bitte beachten Sie die begrenzte Anzahl der zur Verfügung gestellten Lizenzen im Bereich Webinar sowie Großveranstaltungen.
Aktuell stehen der RPTU 50 Lizenzen für parallel stattfindenden Webinare/Großveranstaltungen zur Verfügung.
Da diese Lizenzen max. 50 Veranstaltern/Profilen parallel zugeteilt werden können, bitten wir um einen Antrag vorab an die E-Mail-Adresse rz-zoom(at)rptu.de. Die Lizenz wird Ihnen dann individuell zugeteilt.
FAQ
Login & Registrierung
Die Rückerstattung kann entweder an den individuellen Nutzer selbst oder an Ihr RPTU Konto erfolgen. Bitte beachten Sie hierzu weiterführende Informationen.
Aufgrund der SSO-Anmeldung über Shibboleth ist der Punkt "Verknüpfte Konten" auf der Zoom-Seite ausgegraut. Somit ist eine Verknüpfung nicht möglich.
Nein. Für die reine Teilnahme an über Zoom durchgeführten Meetings ist keine Registrierung bei Zoom erforderlich, sondern nur für das Veranstalten von Zoom-Meetings. Die Kenntnis der URL bzw. Telefonnummer (incl. Meeting-ID und Passwort des Meetings) ist ausreichend. Weiteres s. oben unter ZOOM MEETING BEITRETEN.
Ja. Sie haben die Wahl, ob Sie an einer Zoom-Videokonferenz teilnehmen. Informationen, die unverzichtbar sind, sind auch in einem weiteren Format zur Verfügung zu stellen. Relevantes Wissen wird auch auf anderem Weg bereitgestellt und andere Kommunikationsmittel werden angeboten. Wenn Sie Informationen nicht über Zoom vermitteln wollen, stehen andere Konferenzdienste zur Verfügung. Soweit Sie Fragen zu gleichwertigen Ersatzmaßnahmen oder alternativen Kommunikationswegen haben, wenden Sie sich bitte an rz-zoom(at)rptu.de.
Bitte nutzen Sie ausschließlich den RPTU Zoom Zugang. So werden Sie automatisch über Ihren RPTU-Account authentifiziert.
Dies ist leider unter der aktuell gegebenen Lizenz nicht möglich.
Gerne können Sie die für die Verwaltungsumgebung installierten Browser z.B. Mozilla Firefox verwenden. Laut Hersteller funktioniert Zoom mit jedem gängigen Browser einwandfrei. Der Einsatz von Google-Chrome ist in der Verwaltungsumgebung nicht zu verwenden bzw. nicht installiert.
Zoom steht leider nur Mitarbeitern und Studierenden der RPTU zur Verfügung. Für An-Institute dürfen wir die Lizenz nicht freigeben.
Das ist korrekt. Dies ist für alle Veranstaltungen nun standardmäßig gesetzt und kann nicht deaktiviert werden.
Ja. Die Anmeldung mit einem RPTU-Account erfolgt nur über das Shibboleth/SSO-System. Wenn Sie sich über die Herstellerseite anmelden, findet keine Zuordnung zu den bestehenden RPTU-Accounts statt und Sie erhalten eine Fehlermeldung.
Es werden administrativ keine separaten Einladungen zu Zoom versendet. Beachten Sie das bei einem bestehenden RPTU-Account, eine Anmeldung über die SSO-Seite genügt.
Sicherheit
Auf der Herstellerseite finden Sie alle Informationen rund um das Thema Sicherheit.
Auf dem Zoom Blog erscheinen regelmäßig Artikel, mit hilfreichen Tipps und Tricks.
Zur Umsetzung vondatenschutzkonformen Voreinstellungen wurden diese bereits als Standard hinterlegt. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Einstellungen von Ihnen entweder aktiviert/deaktiviert werden können oder administrativ, aus Sicherheitsgründen, gesperrt (Vorhängeschloss) worden sind. Das Ausblenden von Teilnehmerprofilbilder in einem Meeting ist standardmäßig aktiviert.
Funktionalität
Bitte beachten Sie auch den Support von Zoom. Bei Fragen rund um die Software und Ihre Benutzung können Sie das Chatfenster nutzen um von einem Mitarbeiter von Zoom Hilfe zu erhalten.
Sie können nur ein Zoom-Meeting gleichzeitig stattfinden lassen. Jedoch beliebig viele Zoom-Meetings nacheinander veranstalten.
Ja. Wählen Sie hierzu auf der Einstiegsseite „Einstellungen“ aus. Klicken Sie dann auf „Sonstiges“ und anschließdend auf "Berechtigungen zuweisen“ . Unter „Planungsberechtigung zuweisen an“ können Sie nun über das Plus-Symbol eine neue E-Mail-Adresse hinzufügen.
•Ein- und Ausschalten Ihres Mikrofons
•Ein- und Ausschalten Ihrer Kamera
• Aktivierung des Warteraums
• Chat zulassen oder deaktivieren
•Bildschirmfreigabe zulassen oder deaktivieren
• Namensänderungen zulassen oder deaktivieren
• Teilnehmer/innen manuell entfernen
• Teilnehmer/innen-Liste einblenden oder ausblenden
• Meeting-Chat einblenden oder ausblenden
• Den eigenen Bildschirm für die Meeting-Teilnehmer/innen einblenden oder ausblenden
• Eine kleine Umfrage einrichten und starten sowie abschließen
• Das Meeting aufzeichnen (beachten Sie die Informationen zum Ablauf einer Aufzeichnung)
•Gruppen bilden mit Hilfe von Breakout Sessions
Das Zoom Plugin für Microsoft Outlook wird aktuell nicht von der RPTU zur Verfügung gestellt.
Grundsätzlich jede Person, die über ein Zoom Konto verfügt. Wir empfehlen Ihnen eine E-Mail Adresse der RPTU zu verwenden, da diese durch die gegebene Lizenz dafür eingerichtet wurde.
Bei der Client-Anwendung von Zoom können Sie sich über unser Shibboleth-System SSO (Single-Sign-On) anmelden. Nachdem Sie dem Browser den Zugriff für Zoom gegeben haben, sollte der lokale Client funktionieren.
Wenn Sie einen Teilnehmer als Co-Moderator hinzugefügt haben und dieser im Meeting verbleibt (Meeting wird nicht beendet), dann können Sie keine Umfragen löschen. Erst wenn das Meeting beendet ist und Host und Co-Host dieses verlassen haben, können Sie Umfragen löschen.
E2EE ist jetzt als Technical Preview verfügbar und kann für Meetings mit bis zu 200 Teilnehmern aktiviert werden. Die Aktivierung erfordert, dass alle Meeting-Teilnehmer über den Zoom-Desktop-Client, eine mobile App oder Zoom Rooms beitreten.Bei Aktivierung müssen Sie entscheiden, ob Sie alle kommenden Meetings als Voreinstellung E2E verschlüsseln möchten oder es jeweils für ein einzelnes Meeting festlegen wollen. Mit "Enhanced encryption" legen Sie dies individuell pro Meeting fest. Mit „End-to-end encryption“ werden alle zukünftig geplanten Meetings E2E-verschlüsselt. Wir empfehlen Ihnen aus Datenschutzgründen die Option zu aktivieren. Bitte beachten Sie aber, dass einige Funktionen wie z.B. Telefoneinwahl, Breakout Rooms, Abstimmungen, Privatchats und Meeting-Reaktionen eingeschränkt sind. Ob Sie diese Funktionen für Ihr Meeting benötigen, müssen Sie daher vor der Aktivierung von E2EE überlegen.
Die Einstellung für das Datumsformat ist profilgebunden und ist leider nicht global einstellbar.
Nach dem erfolgreichen Login können Sie auf der linken Navigationsleiste den Punkt „Profil“ anwählen. Scrollen Sie nun im Arbeitsbereich bis zu dem Abschnitt „Datum und Uhrzeit“.
Dort können Sie anhand des Buttons „Bearbeiten“ nun das Häkchen bei der Checkbox „24-Stunden-Zeit nutzen“ setzen.
Fehlerbeseitigung
Bitte überprüfen Sie, dass ihre VPN Verbindung getrennt ist. Diese begrenzt die benötigte Bandbreite ihres Internetzuganges.
Ein LAN-Anschluss ist in der Regel schneller und stabiler als eine WLAN-Verbindung. Sind Sie im WLAN sehr weit von Ihrem Router entfernt, kann die Verlagerung des Arbeitsplatzes näher zum Router eine Verbesserung bringen.
Schließen Sie weitere Anwendungen, die Bandbreite und Rechenleistung benötigen.
Teilnehmende von Zoom-Meetings können ihr Videobild zugunsten einer besseren Leistung deaktivieren. Die Aktivierung des Videobilds darf von Teilnehmenden nicht verlangt werden
Videokonferenzen leben von der Sprachverständlichkeit, ein Headset ist daher eine gute Möglichkeit, um diese zu erhöhen.
Ebenfalls notwendig ist eine hohe Sprechdisziplin: eine Moderation, die die Sprechrechte verteilt, ein gemutetes Mikrofon wenn es nicht genutzt wird können die Sprachverständlichkeit erhöhen.
In den Einstellungen des Clients können Sie Ihr Videobild kontrollieren und anpassen.
Verschiedene Lösungen zu diesem Problem, finden Sie auf der Zoom Seite selbst.
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Mikrofon ordnungsmäßig angeschlossen ist. Die Funktion des Mikrofons können Sie z.B. mit dem Programm Audiorecorder testen (Hierzu einmal die Windows Taste drücken und Audiorecorder eingeben). Alternativ können Sie mit einem anderen Browser einen Audio- und Videotest ausführen.