Berechtigungen für den Kostenstellendruck verwalten
Anleitung für: Follow-me-System
Beschreibung
Die Nutzung der Multifunktionsgeräte (Drucken, Kopieren, Scannen) im Follow-me-System ist kostenpflichtig. Dabei erfolgt die Abrechnung entweder über ein persönliches Guthaben, das Sie über einen Umbucher-Automaten aufladen können (nur in KL verfügbar) oder über Kostenstelle.
Die für eine Kostenstelle verantwortliche Person (Kostenstelleninhaber*in) kann als Verantwortlicher einzelne Personen bzw. RPTU-Accounts (Benutzer) berechtigen, die Geräte im Follow-me-System auf Kosten dieser Kostenstelle zu nutzen. Außerdem kann sie einsehen, welche Ausdrucke über ihre Kostenstelle ausgeführt wurden.
Wenn sie die Verwaltung und Kontrolle des Kostenstellendrucks nicht selbst übernehmen möchte, kann die für eine Kostenstelle verantwortliche Person diese Aufgaben auch an andere Personen delegieren, die sie als Genehmiger für die Verwaltung der berechtigten Benutzer oder als Beobachter zur Kontrolle der Kostenstellennutzung berechtigt.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für den Kostenstellendruck einsehen und ggf. verwalten können.
Die wichtigsten Fakten
Kurzinformationen
- URL: https://serviceportal.rz.rptu.de/ Menüpunkt “Drucksystem Kostenstellen”
- Login: RPTU-Accountname ohne @rptu.de (z.B.: mus77ter)
- Passwort: RPTU-Passwort
- Verantwortlicher
- Kostenstellen für das Follow-me-System eintragen lassen
- Hinzufügen/Entfernen von Benutzern, Beobachtern, Genehmigern
- Kontrolle der Kostenstellennutzung
- Verzicht auf die Verantwortung
- Genehmiger
- Hinzufügen/Entfernen von Benutzern
- Verzicht auf die Genehmigung
- Beobachter
- Kontrolle der Kostenstellennutzung
- Verzicht auf die Beobachtung
- Benutzer
- Anzeigen der nutzbaren Kostenstellen
- Verzicht auf die Kostenstellennutzung
Schritt für Schritt
Bebilderte Anleitung
Kostenstellenverwaltung für das Follow-me-System
Schritt 1: Am Serviceportal anmelden
Die Kostenstellenverwaltung für das Follow-me-Drucksystem finden Sie im Serviceportal des RHRZ.
Melden Sie sich mit Ihrem RPTU-Accountnamen (z.B. mus77ter) und RPTU-Kennwort an.
Schritt 2: Kostenstelle im Follow-me-System anlegen & als Verantwortlicher eintragen lassen
Wenn Sie für eine Kostenstelle verantwortlich sind (Kostenstelleninhaber*in), und möchten, dass diese zukünftig für Abrechnungen im Follow-me-Druck- und Kopiersystem verwendet werden kann, können Sie die Kostenstelle in der Kostenstellenverwaltung für das Drucksystem hinterlegen.
Mit der Aufnahme der Kostenstelle werden Sie gleichzeitig als Verantwortlicher für diese Kostenstelle eingetragen.
Als Verantwortlicher können Sie über das Serviceportal steuern, welche Personen bzw. RPTU-Accounts die Kostenstelle für die Nutzung des Follow-me-Systems verwenden dürfen. Sie können diese Steuerungsaufgaben auch an andere delegieren. (siehe Abschnitt “Benutzer, Genehmiger, Beobachter festlegen”)
Um als Kostenstelleninhaber*in eine Kostenstelle für die Nutzung im Follow-me-System hinterlegen zu lassen, wählen Sie im Serviceportal den Menüpunkt „Drucksystem Kostenstellen“.
Unter „Hinweise für Kostenstellenverantwortliche“ tragen Sie die Kostenstelle, für die sie verantwortlich sind, ein und wählen die Schaltfläche „Kostenstelle meinem Account als Verantwortlicher hinzufügen“.
Das RHRZ überprüft nun, ob Sie tatsächlich für die genannte Kostenstelle verantwortlich sind. Dies kann bis zu 72 Stunden dauern. Den Genehmigungsprozess können Sie über das Serviceportal überprüfen. Eine separate Benachrichtigung über den erfolgten Eintrag als Kostenstellenverantwortliche(r) erhalten Sie nicht.
Schritt 3: Benutzer, Genehmiger und Beobachter festlegen
Als Verantwortlicher können Sie einen Genehmiger, Beobachter und die Benutzer für Ihre Kostenstelle auswählen.
- Die Benutzer einer Kostenstelle dürfen die Kostenstelle für das Follow-me-Drucksystem verwenden.
- Der Beobachter darf einsehen, wer wieviel über die Kostenstelle kopiert, gedruckt oder gescannt hat.
- Der Genehmiger darf der Kostenstelle Benutzer hinzufügen oder diese wieder entfernen.
Als Verantwortlicher verfügen Sie bereits über die Berechtigungen eines Genehmigers oder Beobachters, versuchen Sie daher nicht, Ihren eigenen RPTU-Account zusätzlich als Genehmiger oder Beobachter hinzufügen!
Wenn Sie die Kostenstelle selbst zum Drucken, Kopieren oder Scannen nutzen wollen, tragen Sie Ihren RPTU-Account als Benutzer der Kostenstelle ein.
Für jede genannte Rolle kann der gewünschte Benutzer, Genehmiger oder Beobachter durch Klicken in das graue Feld (z.B. „Klicken um Benutzer auszuwählen“) ausgewählt und dann hinzugefügt werden.
Zur Auswahl der gewünschten Person bzw. des RPTU-Accounts, erscheint nach dem Klicken in das graue Feld ein Suchfenster. Dort können Sie durch die Eingabe der gesuchten Person den gewünschten RPTU-Account finden und auswählen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Ausgewählter Benutzer übernehmen“.
Und wählen Sie schließlich die Schaltfläche „Neuen Benutzer hinzufügen“ um dem gewählten RPTU-Account die gewünschte Rolle zuzuordnen.
Option: Benutzer, Genehmiger und Beobachter entfernen
RPTU-Accounts, die nicht mehr Benutzer, Genehmiger oder Beobachter einer Kostenstelle sein sollen, können einfach über den Papierkorb rechts in der betreffenden Spalte entfernt werden.
Beachten Sie, dass z.B. bei einem Abteilungswechsel keine automatische Neuzuordnung der Kostenstellen für das Druck- und Kopiersystem erfolgt. Wenn eine Person Ihren Bereich verlässt, entfernen Sie daher den betreffenden RPTU-Account als Benutzer Ihrer Kostenstelle.